Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ

Многие предприниматели, принимающие на работу сотрудников, рано или поздно сталкиваются с вопросом, как заполнить справку 2-НДФЛ. На самом деле ничего сложного в её заполнении нет, тем более что форма данной справки унифицирована и порядок её заполнения регламентирован законодательством. В данной статье рассмотрим все сложности, которые могут возникнуть в процессе оформления такого документа.

Когда требуется 2-НДФЛ

Когда необходимо заполнять? Заполнение формы 2-НДФЛ является для предпринимателя как для налогового агента обязательной процедурой и осуществляется:

• для предоставления отчетности по сумме перечисленного подоходного налога за каждого из работников;
• с целью информирования налоговых органов о физических лицах, которым было осуществлено перечисление денежных средств, но сумма подоходного налога при этом по каким-либо причинам удержана не была;
• для официального подтверждения дохода работника в случае необходимости такой информации (например, для получения кредита в банке).

Отметим, что и в том, и в другом случае порядок заполнения справки 2-НДФЛ одинаков и является обязательным для соблюдения индивидуальным предпринимателем, а также иными субъектами, которые используют наемных сотрудников и осуществляют им выплаты денежных средств.

Как заполнить справку

Что же касается непосредственно вопроса, как заполнять 2-НДФЛ, то он имеет несколько ответов. Во-первых, заполнять данную справку может как сам предприниматель, так и бухгалтер, работающий с ним по трудовому или гражданско-правовому договору. Подробности заполнения справки самостоятельно будут рассмотрены ниже.

Во-вторых, можно использовать программу для заполнения 2-НДФЛ. На сегодняшний представлено множество программных продуктов, позволяющих автоматизировать процесс подготовки данного бланка. Кроме того, специальные приложения и модули встроены в практически все популярные программы автоматизации бухгалтерского и управленческого учета.

Такое оформление справки 2-НДФЛ занимает минимум времени, поскольку программа использует все данные, которые были введены ранее. Однако, если информация вводится в программу в неполном объеме, например, при выплате «серых» зарплат, то и официальная справка может оказаться некорректной. Точнее, она будет отражать только официальную сумму дохода сотрудника, с которой был удержан подоходный налог.

В-третьих, можно заполнить 2-НДФЛ онлайн. Эту услугу предлагает множество сайтов. Причем это могут быть как специализированные порталы, ориентированные на помощь предпринимателям, руководителям, бухгалтерам, так и ресурсы, которые оказывают платные услуги по оформлению различных форм отчетности. Отметим, что в последнем случае правила заполнения справки 2-НДФЛ не всегда соблюдаются, например, используются устаревшие формы документов, некорректно рассчитываются суммы налогов, что в конечном итоге приводит к недействительности полученной справки.

В-четвертых, всегда можно воспользоваться услугами специализированных фирм, оказывающих бухгалтерские услуги. Как правило, качество их работы всегда находится на хорошем уровне и при этом стоимость услуг вполне приемлема. Специалисты подобных фирм всегда объяснят порядок заполнения 2-НДФЛ, обратив внимание на наиболее проблемные места, помогут рассчитать суммы подоходного налога.

Но обращение к специалистам требует раскрытия информации об уровне доходов сотрудников и особенностях выплаты им заработной платы, а также передачи персональных данных, что создает вероятность утечки информации. Кроме того, в ситуации, когда у предпринимателя несколько десятков наемных работников, оформление на каждого из них справки может потребовать серьезных финансовых затрат.

Самостоятельное заполнение

Из всех рассмотренных выше вариантов оформления 2-НДФЛ наиболее привлекательным все же остается самостоятельная подготовка данного документа. Безусловно, у многих предпринимателей это вызывает определенные опасения. Но бояться здесь нечего, достаточно изучить образец заполнения справки 2-НДФЛ: их достаточно в интернете, также образец можно найти в любой налоговой инспекции на информационном стенде.

Кроме того, существует достаточно подробная инструкция по заполнению 2-НДФЛ. Её текст также можно найти в интернете – она часто прилагается к бланку справки при скачивании, в том числе и при использовании различных справочно-правовых систем. При самостоятельном заполнении 2-НДФЛ следует помнить, что с 2016 года применяется новая форма справки. Поэтому при скачивании бланка необходимо обращать внимание на действительность его в настоящее время: сейчас используются бланки, которые являются приложением 1 к приказу ФНС от 30.10.2015 г. № ММВ-7-11/485@.

Трудности при заполнении

Анализ процесса подготовки справок по форме 2-НДФЛ показывает, что предприниматели чаще всего испытывают определенные трудности при заполнении следующих граф:

• Признак – данное поле заполняется в обязательном порядке и служит для определения типа справки о доходах. Так, если справка информирует о доходах и сумме перечисленного с него налога, то в поле ставится «1». Если же доход был получен, но налог с него не удержан, то признак в справке 2-НДФЛ будет «2». Для работников, получивших заработную плату, с которой был перечислен налог, ставится «1» независимо от того, для каких целей оформляется справка.
• Код страны в 2-НДФЛ – также является обязательной графой для заполнения. Здесь указывается гражданство физического лица, в отношении которого заполняется данная форма. Так как действующее законодательство предусматривает различный порядок взимания налогов с резидентов-граждан РФ, и нерезидентов-иностранных граждан. Для граждан России в этой графе проставляется код «643».
• Код региона в 2-НДФЛ – данная графа требует указания региона, в бюджет которого был перечислен подоходный налог. Отметим, что указывается код региона, который соответствует месту регистрации физического лица – получателя дохода, так как налоговое законодательство предусматривает перечисление налога на доходы физических лиц по месту их жительства. Код региона можно узнать по первым двум цифрам свидетельства ИНН.
• При заполнении справки необходимо также обращать внимание на код налогового вычета, который, например, может присутствовать у работников, имеющих несовершеннолетних детей.
• В разделе 5 справки 2-НДФЛ, где должен быть указан размер дохода, полученного физическим лицом за отчетный период, указывается налоговая база, которая рассчитывается как разница между суммой дохода и суммой положенных налоговых вычетов. Затем должны быть обозначены суммы налога: исчисленная, удержанная, перечисленная. В идеале эти три показателя должны быть одинаковы, то есть работодатель рассчитал сумму налога, удержал её с работника и перечислил в бюджет.

Пример заполнения справки 2-НДФЛ желательно иметь у себя каждому предпринимателю. Выбирая образец, необходимо обращать внимание на те моменты, что были рассмотрены выше, и тогда никаких трудностей при самостоятельной подготовке справки не возникнут.

Напомним, что заполнение справки 2-НДФЛ в 2016 году, как и ранее, для предпринимателей требуется только в отношении наемных работников и иных физических лиц, которым производились выплаты денежных средств. Но такая форма не заполняется предпринимателем в отношении себя – для этого предусмотрена другая форма отчетности.

Что нужно учесть при заполнении 2-НДФЛ в 2018 году

Основные нововведения относительно подачи этого документа в налоговую службу заключаются в следующем:

• налог теперь перечисляется в обязательном порядке не позднее дня, в котором была осуществлена выплата зарплаты сотруднику. При выплате отпусков и пособий взнос в пользу бюджета необходимо сделать не позднее последнего дня месяца, в котором была осуществлена выплата;
• документ подается только в электронном виде, если количество работников юрлица не менее 10 человек;
• иначе учитывается процентный доход: теперь датой погашения считается день, когда проценты были только начислены, а не фактически оплачены;
• предприятия и частные предприниматели с 2016 года должны подавать справку 2-НДФЛ в фискальные органы ежеквартально;
• за несвоевременную подачу отчетности налоговому агенту грозит штраф в размере 1000 рублей за каждый месяц просрочки;
• если в течение 10 дней с даты, когда справка должна была быть подана, налогоплательщик ее не предоставил, налоговая имеет право заблокировать его банковские счета.

Налог на доходы физических лиц: Видео