Декомпозиция бизнес-процессов: от частного к общему

В бизнесе разделение процесса на составляющие, то есть декомпозиция бизнес-процессов (БП), используется для упрощения управления проектом. Обычно она применяется, если последний имеет крупные масштабы.

Технология создания товаров и услуг

Для получения необходимого результата — производство продукта или оказание услуги — любой компанией выполняется некая последовательность действий. Она носит название бизнес-процесса и, как правило, характеризуется цикличностью.

От того, насколько эффективными являются действия, зависит:

1. Прибыльность организации.
2. Ее конкурентоспособность.

Когда описание бизнес-процессов компании выполнено некачественно, результаты вряд ли будут удовлетворительными. Если же оно в принципе отсутствует, то имеет место авторитарное управление, осуществляемое в ручном режиме.

Общепринятая методология описания бизнес-процессов подразумевает использование одного из трех способов:

• текстовый;
• табличный;
• графический.

В первом случае оно будет иметь примерно такой вид: департамент продаж компании А разрабатывает и составляет договор, а затем передает его на согласование в юридическую службу. То есть, здесь мы имеем последовательное описание процесса:

• тип операции — составление договора/согласование договора;
• ответственный — департамент продаж/юридическая служба;
• вход — договор;
• поставщик — департамент продаж;
• выход — договор;
• клиент — юридическая служба.

Практика показывает, что анализ и оптимизация деятельности организации наиболее эффективны при использовании графического способа.

Методология и правила описания

В этом отношении у компании имеется широкое пространство для маневра, так как методов описания бизнес-процессов существует множество: более двух десятков — точно. Вопреки распространенному мнению, большое количество способов не является проблемой, так как все они основаны на двух главных — WFD и DFD (Work Flow Diagram и Data Flow Diagram соответственно).

Существует семь золотых правил описания БП:

1. Составление, уточнение и подтверждение выполняется совместно с заинтересованными лицами — участниками БП.
2. Повышение эффективности дает применение всех трех способов описания (текстовый, табличный, графический).
3. При обсуждении следует использовать такие категории, которые понятны каждому его участнику.
4. Создавать нужно схемы деятельности, а не организационных структур.
5. Излишняя детализация вредит делу.
6. Разработка схемы ради схемы не имеет смысла, так как к дальнейшему анализу не располагает.
7. Следует четко различать понятия «как будет», «как должно быть» и «как есть сейчас».

Подробнее о декомпозиции

Для чего необходимо знать стандарты описания бизнес-процессов? Для того, чтобы грамотно проектировать их, «разбирать» и «собирать». Второе и третье действие помогает улучшить управляемость любым процессом и, как следствие, деятельностью организации в целом.

«Разборка» подразумевает дробление БП на части, которыми легче управлять. Каждую из них рассматривают отдельно. Части также называют подпроцессами, и все они имеют начало, механизм реализации, окончание, показатели и так далее.

Самое простое действие в процессе — это операция. В детализации она не нуждается, так как вложенных подуровней не имеет. Механизм реализации операции представляет собой цепочку простых действий: режем мясо, укладываем его в кастрюлю, режем лук, отправляем его туда же, оставляем на 2 часа в прохладном месте. Это пример приготовления шашлыка: процесс, состоящий из нескольких простых операций.

Характеристики бизнес-процесса

Используются для оценки. Благодаря им легко заметить, какой процесс является наиболее слабым звеном и нуждается в изменении. Характеристика основана на следующих критериях:

• результативность;
• эффективность;
• определенность;
• повторяемость;
• адаптируемость;
• длительность;
• стоимость.

Каким должен быть максимальный уровень детализации

Опираясь на правила описания бизнес-процессов и уровни декомпозиции, каждое действие детализируется до той степени, до которой необходимо. Все зависит от цели, которая ставится. То есть, если речь идет о подготовке инструкции для новичков, то детализация обязана быть максимальной. Для случая с общей моделью хватит деления на объемные общие операции.

Бизнес процессы: Видео