Налоговая карточка по форме 1-НДФЛ и налоговый регистр по учету НДФЛ

Форма 1-НДФЛ – это налоговая карточка, в которой учитывается доход и налог на доход физического лица. Данный документ был утвержден приказом МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 и являлся первичным документом налогового учета, который обязаны были вести налоговые агенты по каждому физическому лицу. С 1 января 2011 года карточка 1-НДФЛ была заменена регистром налогового учета по НДФЛ. Это значит, что форма 1-НДФЛ больше не используется.

Налоговый регистр по учету НДФЛ

Регистр по учету НДФЛ выполняет фактически ту же функцию, что и карточка 1-НДФЛ. Их сравнение мы приведем немного ниже, когда будем рассматривать порядок заполнения налогового регистра.

Кто обязан заполнять

Регистр по учету подоходного налога обязаны составлять налоговые агенты, в число которых входят российские организации, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы, представительства иностранных организаций, которые являются источником дохода налогоплательщиков.

Порядок заполнения

Редакция НК РФ, которая действует с 1 января 2011 года, указывает, что разработкой и заполнением налогового регистра по учету НДФЛ должен заниматься непосредственно налоговый агент. При этом в документе должен вестись не только учет доходов налогоплательщиков, но и вычетов.

Также в обязательном порядке в налоговом регистре должны присутствовать такие сведения:

• информация, с помощью которой можно идентифицировать физическое лицо;
• статус налогоплательщика;
• суммы дохода;
• вид доходов с действующими кодами;
• виды налоговых вычетов с действующими кодами;
• даты их выплаты;
• даты вычета налога;
• даты перечисления налога в бюджет Российской Федерации;
• реквизиты платежного документа, который подтверждает эти выплаты.

Индивидуальные предприниматели, у которых небольшой штат сотрудников, часто ведут общий для всех налоговый регистр. Но учет лучше вести в разрезе каждого из работников, а помесячный общий регистр в большинстве случаев не предоставляет такой возможности.

В регистр не включаются данные о физических лицах, которым выплачивается доход, но за которых налоговый агент не обязан удерживать налог. Сюда, например, можно отнести выплаты нотариусам или арендаторам.

 Сравнение требований

Ни для кого не секрет, что большинство налоговых агентов разрабатывали новый налоговый регистр на основе карточки 1-НДФЛ. Но мы бы хотели обратить ваше внимание, что в бланке 1-НДФЛ отсутствовали некоторые поля для информации, которая является сейчас обязательной.

К таким сведениям относятся:

• дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежного документа;
• социальные и имущественные вычеты, предоставляемые налоговым агентом;
• облагаемый нерезидентами РФ доход.

И, напротив, некоторые сведения из карточки 1-НДФЛ для нового регистра по учету НДФЛ окажутся ненужными. Речь идет о доходах, которые были выплачены физическим лицам при покупке у них имущества, нотариусам или индивидуальным предпринимателям.

Налог на доходы физических лиц: Видео