Зачем нужен сейф в офисе

Коммерческая деятельность предполагает интенсивное делопроизводство, и особенно это актуально для торговых предприятий. Несмотря на современные тенденции, документы на бумажных носителях занимают много места не только в структуре документооборота, но и на рабочих столах в офисах. Для их хранения предназначена специализированная офисная мебель: стеллажи, шкафы и сейфы. На последних мы и остановимся подробнее.

Хранение первичной документации

Любая продажа или закупка сопровождается пакетом документов, которые необходимо подшивать и хранить, как минимум, в течении трех лет на случай налоговой проверки. Сюда относятся оригиналы счетов, акты выполненных работ, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и пр. Для удобства их подшивают в толстые папки «Корона» и хранят в металлических шкафах или на стеллажах. При такой организации хранения можно при необходимости легко и быстро найти нужные документы.

Хранение руководящей документации

Кроме текущей первичной документации в офисе есть и другая, на основе которой и осуществляется собственно коммерческая деятельность — это руководящие и учредительные документы. Потерять их недопустимо ни в коем случае, и в офисном шкафу им точно не место. Как правило, для хранения важных документов используют сейфы, которые бывают огнестойкими (для защиты от пожара) и взломостойкими (от кражи).

В России большей популярностью пользуются взломостойкие сейфы, хотя, согласно статистике вероятность пожара на порядок выше кражи. Возможно, это связано с постоянно муссируемыми в СМИ криминальными сводками. Так или иначе, огнестойкие сейфы в российских офисах встречаются реже.

Здесь нужно отметить, что взломостойкие и огнестойкие сейфы являются специализированными, т.е. обеспечивают защиту либо от взлома, либо от пожара. Для универсальной защиты используются огневзломостойкие сейфы, эффективно сочетающие огнестойкие качества со взломостойкими. Среди российских марок огневзломостойких сейфов наиболее распространены «ГАРАНТ» (VALBERG). Из импортных — «COMBI-LINE» (BURG-WÄCHTER, Германия).

Приобретение офисной металлической мебели

В пределах МКАД работает более 15 специализированных магазинов, предлагающих большой ассортимент, и оказывающих сервисные услуги. Благодаря тому, что продажа сейфов в Москве развита довольно хорошо, подобрать нужную модель не составит абсолютно никакого труда. При этом очень желательно поинтересоваться у продавца наличием сертификата — только наличие этой бумаги подтверждает заявленные защитные качества сейфа на основании проведенных промышленных испытаний.

Что нужно сделать еще – для максимальной безопасности

Нужно понимать, что сама по себе покупка сейфа не гарантирует 100% сохранность документов, но ощутимо снижает вероятность их утраты. Можно предпринять еще ряд шагов, которые дополнительно усилят безопасность. Во-первых, если помещение не поставлено на сигнализацию, необходимо это сделать как можно скорее. Во-вторых, очень важно произвести профессиональный монтаж сейфа — крепление анкерными болтами к полу или стене существенно увеличивает устойчивость ко взлому.