Все об электронной бухгалтерской отчетности

Несмотря на то, что программой «1С» практически все бухгалтеры пользуются уже довольно давно, электронная бухгалтерская отчетность остается относительно новым и малознакомым понятием. Раньше любой предприниматель мог выбрать способ подачи отчета проверяющим органам, но уже с 2015 года у ряда налогоплательщиков документы принимают только в электронном виде.

Что входит в годовой отчет

Под бухгалтерской отчетностью, в сущности, можно понимать любые документы, которые ведутся в бухгалтерии и содержат итоговые суммы. Рассмотрим подробнее годовую отчетность, которая включает в себя:

• бухгалтерский баланс;
• приложения к балансу;
• отчет о финансовых результатах (его раньше называли отчетом о прибылях и убытках).

Пояснительная записка к балансу и отчетам теперь не является обязательной и прилагается к основному пакету документов по желанию налогоплательщика.

С первого января 2013 года бухгалтерскую документацию должны вести все организации, даже те, которые работают по упрощенной системе налогообложения. А для предприятий, чей штат составляет более ста человек, бухгалтерия обязательна в электронном виде – что в некотором роде упрощает работу и самому предприятию, поскольку экономит время и, благодаря прохождению контроля, уберегает от многих ошибок при заполнении.

Куда подавать отчетность

Поскольку большая часть организаций, согласно новым правилам, не должна предоставлять промежуточную отчетность, остается лишь годовая. А ее, опять же по новым правилам, необходимо отдавать в следующие инстанции:

• Федеральную налоговую службу;
• Государственный комитет статистики.

С одной стороны, ведение электронной документации существенно облегчает работу бухгалтерам организаций: нет необходимости тратить время на разъезды и очереди, документы можно переслать даже в выходной, поскольку интернет работает круглосуточно. С другой стороны, электронная отчетность – это траты, причем существенные, на специальное оборудование и разрешения для работы с ней.

О способах передачи документации

В настоящий момент передать необходимые документы можно либо через сайт Федеральной налоговой службы и сайт Государственного комитета статистики, либо через одно из предприятий, обладающих необходимыми разрешениями и программным обеспечением, которые могут служить посредниками между государственными инстанциями и вашей организацией.

Несмотря на то, что через интернет файлы можно отправить в любое время суток и в любой день недели, не рекомендуется затягивать с передачей бумаг до последней минуты. Ведь они должны пройти проверку на отсутствие ошибок, после чего вы получите подтверждение, что документы получены в полном объеме.

Работа с электронными документами

Поговорим об оборудовании, необходимом для электронной пересылки документов, а также пошагово рассмотрим подготовку документов.

1. На предприятии необходимо установить специальную программу для формирования отчетности и ее шифрования (например, «Налогоплательщик ЮЛ» или другое приложение, одобренное налоговой или иными службами). Практически все они свободно интегрируются с «1С».
2. Все отчеты должны быть заверены электронной подписью – специальным реквизитом, поставляемым сертифицированными операторами этого сервиса. Электронная подпись является аналогом обычной подписи и печати предприятия и служит дополнительной защитой от подделки корпоративной информации.
3. При помощи специальной программы бухгалтер формирует отчет из своей привычной бухгалтерской программы, например, «1С», и заверяет его электронной цифровой подписью. После этого отчет передается в налоговую службу и Комитет статистики. Система фиксирует не только время отправки отчета и его получения, но и проверяет целостность информации.

Передача документации считается успешной, если бухгалтер получит:

• электронный документ с датой и временем отправки налоговой отчетности налогоплательщиком – подтверждение от оператора сервиса;
• протокол входного контроля – подтверждение из контролирующего органа о получении отчетов с проставленными датой и временем.