Расчетная ведомость по заработной плате: зачем она нужна и как ее заполнять

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У индивидуальные предприниматели имеют право применять упрощенный порядок ведения кассовых операций. Предприниматель не обязан вести кассу наравне с организациями, устанавливать лимит остатка денежных средств и вести кассовую книгу.

Оформление выплаты заработной платы

Однако утвержденный порядок не отменяет требований, касающихся оформления ИП документов по выплатам наличными зарплаты, – здесь требования законодательства к предпринимателю идентичны нормам, применяемым в отношении юридических лиц.

Итак, индивидуальный предприниматель-работодатель обязан в случае выплат наличными деньгами вознаграждений физическим лицам формировать расчетно-платежные (или платежные) ведомости.

Что же это за документ и зачем он нужен? Давайте попробуем разобраться на примере оформления расчетной ведомости по заработной плате.

Расчетная и расчетно-платежная ведомости

Расчетная ведомость (РВ) – это основной документ, который используется при расчете оплаты труда работникам. Он отражает не только начисления, но и все удержания, следовательно, та цифра, которая выходит в графе «К выплате», и является суммой, которую сотрудник должен получить на руки.

Соответственно, выдачу заработной платы можно оформить как при помощи платежной ведомости (составленной на основе расчетной), так и при помощи расчетно-платежной.

Порядок оформления РВ

Постановлениями Государственного комитета статистики установлены следующие унифицированные формы:

• расчетная ведомость т 49 – это форма расчетно-платежной ведомости, которая утверждена Постановлением от 05.01.2004 года № 1 и не требует предоставления расчетных и платежных документов по другим формам;
• расчетная ведомость т 51 – эта форма утверждена Постановлением от 05.01.2004 года № 1, документ применяется для расчета с работниками;
• расчетная ведомость т 53 – это платежная ведомость, форма которой также утверждена Постановлением от 05.01.2004 года № 1.

Заполнение и утверждение

Ведомость составляется и оформляется бухгалтером. На вопрос, кто подписывает расчетную ведомость, ответ однозначный: только бухгалтер, который ее составляет. Поскольку РВ не является документом, по которому выдаются средства, подпись руководителя не требуется.

РВ по заработной плате составляется в единственном экземпляре на основе данных первичных документов по учету рабочего времени и расчетов с сотрудниками. Если сотрудники получают заработную плату на пластиковые карты, также составляется РВ.

Титульный лист

Бланк расчетной ведомости по зарплате имеет титульную сторону и лист с таблицей на обороте. Если сотрудников много, таких листов несколько, они все нумеруются, а в ведомости в специальной графе отмечается их количество.

На титульном листе указывается наименование предприятия / ФИО предпринимателя (при необходимости указывается также наименование структурного подразделения), дата составления ведомости, код ОКПО и общая сумма, которая планируется к выдаче.

Также указывается расчетный период – обычно это календарный месяц, за который начисляется заработная плата.

Табличная часть

В табличной части РВ формы т 51 заполняют следующие 18 граф:

• Порядковый номер.
• Табельный номер работника согласно его личной карточке.
• Фамилия, имя и отчество работника.
• Должность работника.
• Размер оклада или тарифной ставки.
• Общее количество фактически отработанных рабочих часов, на основании данных табеля учета рабочего времени.
• Часы, отработанные в праздничные и выходные дни.
• Начисления повременной оплаты.
• Начисления сдельной оплаты.
• Прочие начисления.
• Сведения о стоимости распределенных социальных и материальных благ.
• Подсчитывают и указывают общую сумму начислений.
• Сумма удержанного налога на доходы.
• Все прочие удержания (алиментные выплаты, взносы в профсоюзный комитет, удержания, сделанные по заявлению работника, и так далее).
• Сумма всех удержаний (по графам 13 и 14).
• Долг работодателя перед работником по результатам расчетов за прошлые периоды.
• Долг работника по результатам расчетов за прошлые периоды.
• Итоговая сумма к выплате.

Пример заполнения расчетной ведомости можно посмотреть в интернете.

Срок хранения

Поскольку ведомости относятся к первичным учетным документам, срок хранения РВ составляет пять лет (на основании положений Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и статей Налогового кодекса Российской Федерации).

Платежная ведомость: Видео